我們在制定開業(yè)慶典活動策劃方案的時候沒法將突發(fā)事件也策劃進去，但活動進行當(dāng)中經(jīng)常會有許多意外情況的發(fā)生，我們經(jīng)常所說的活動中發(fā)生的意外情況大致可以分成三層，一層的含義是事件發(fā)生、發(fā)展的速度很快，出乎意料;第二層的含義是事件難以應(yīng)對，必須采取非常規(guī)方法來處理。

 

1.對天氣因素的應(yīng)急措施

首先應(yīng)該事前做好準(zhǔn)備，查看活動當(dāng)日天氣預(yù)報。如果天氣預(yù)報表明當(dāng)天有雨，應(yīng)該將活動場地定在室內(nèi)。若活動開始之前突然降雨，即啟動備選方案。邀請所有到場人士進入室內(nèi)，為各位安排香檳酒會，禮儀小姐引領(lǐng)嘉賓參觀現(xiàn)場，節(jié)目也盡量在室內(nèi)進行。同時，準(zhǔn)備少量雨傘供嘉賓使用。

 

2.對現(xiàn)場秩序的應(yīng)急措施

對于戶外活動的舉辦，首先與當(dāng)?shù)毓膊块T取得聯(lián)系，以便得到他們的許可與支持。考慮到活動可能會吸引大量過往群眾的圍觀，提前與保安部及物管公司保衛(wèi)人員進行協(xié)商，活動當(dāng)天對現(xiàn)場隨時進行有效的疏導(dǎo)、監(jiān)管，若出現(xiàn)擁擠等秩序混亂局面，迅速增加保衛(wèi)力量，對混亂場面予以控制;若情況嚴(yán)重，及時與公安部門聯(lián)系。

 

3.防火應(yīng)急措施

鞭炮、禮炮或其他因素都有可能引起火災(zāi)或爆炸事故，消防部門和物業(yè)管理公司提前作好準(zhǔn)備。若火災(zāi)發(fā)生，迅速引導(dǎo)人群安全退離，采取滅火策略。火災(zāi)若無法控制，總負(fù)責(zé)人立即與當(dāng)?shù)叵狸犅?lián)系，同時主辦人員負(fù)責(zé)對現(xiàn)場秩序的控制與協(xié)調(diào)。

 

4.電源應(yīng)急措施

提前準(zhǔn)備好備用電源，同時與電控部門協(xié)商，作好一切準(zhǔn)備。若突然斷電，則啟用備用電源，或使用商場電源和音響設(shè)備。

 

5.現(xiàn)場布置的應(yīng)急措施

任何現(xiàn)場靜態(tài)的布置、裝飾出現(xiàn)掉落、損壞等情況，工程部人員迅速予以修補，將其恢復(fù)原貌，若無法補救，及時清理，確保活動順利進行。如果影響到活動的進展，例如舞臺坍塌等嚴(yán)重事件，就需要迅速將臺上貴賓引領(lǐng)到臺下，將鋪用地毯作為臨時主席臺。

 

活動管理作為一個復(fù)雜系統(tǒng)工程涉及到大量人力物力及資源的調(diào)度和管理，不管前期的策劃和籌備工作做得多么到位，在活動上演階段都可能會有預(yù)料不到的突發(fā)事件，那么如何處理好突發(fā)事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。

隱秀道易成立于2011年，是一家專業(yè)的公關(guān)活動策劃機構(gòu)，杭州活動執(zhí)行公司，杭州公關(guān)公司，提供杭州活動策劃、杭州會議布置、杭州舞美設(shè)計搭建、杭州年會發(fā)布會策劃執(zhí)行、杭州LED大屏租賃，歷經(jīng)六余年的穩(wěn)步發(fā)展我們組建了創(chuàng)意策劃、視覺設(shè)計、活動執(zhí)行、設(shè)備租賃、舞美搭建5個團隊，具有極強的策劃力、高度的執(zhí)行力、強大的整合力，為客戶提供專業(yè)的公關(guān)會議活動的支持，創(chuàng)造豐厚的品牌價值。